Office Manager F/H

L'entreprise

Le Groupe Emera, acteur majeur dans l’accompagnement des personnes âgées en France et en Europe, se distingue par son engagement envers la qualité de vie au travail et son approche hôtelière haut de gamme.

Rejoindre notre siège, c’est intégrer une équipe dynamique où l’organisation, l’innovation et l’humain sont au cœur de notre vision. Nous offrons un cadre de travail stimulant et structuré pour maintenir l’autonomie et le bien-être des résidents, mais aussi des collaborateurs et familles.

Description du poste

Nous recherchons un(e) Office Manager expérimenté(e) et autonome pour rejoindre notre équipe et assurer l’ensemble de ces missions au niveau du siège du groupe.

Sous la responsabilité du Project Manager Officer de la direction générale, vous serez l’ambassadeur(rice) de l’image de notre entreprise et le premier contact pour nos visiteurs, clients et collaborateurs.

Votre mission en tant qu’Office Manager

En tant qu’Office Manager du siège, vous serez le garant du bon fonctionnement administratif et organisationnel de la Direction Générale. Véritable pivot central, vous faciliterez la communication entre les différentes directions et assurerez une gestion efficace des ressources et des opérations quotidiennes.

Vos principales responsabilités :

- Gestion administrative et coordination interne

o Piloter les opérations administratives courantes : gestion du courrier, commandes de fournitures, suivi des prestataires et services généraux.

o Mettre en place et optimiser les processus administratifs, garantissant efficacité et fluidité.

o Assurer la liaison entre les différentes directions métiers pour une communication fluide et structurée.

- Gestion des agendas et organisation des réunions

o Gérer l’agenda du Directeur Général et coordonner ces réunions stratégiques internes et externes.

o Assurer la préparation de ces réunions : réservation de salles, gestion logistique, préparation des supports.

o Optimiser l'organisation de ces événements internes (séminaires, comités de direction, journées de travail collaboratif).

- Relations avec les prestataires et services généraux

o Superviser la gestion des contrats avec les prestataires externes (maintenance, nettoyage, fournitures, restauration, etc.).

o Veiller à l’entretien et à l’optimisation des espaces de travail (bureau, salles de réunion, espaces communs).

o Assurer la conformité des locaux en matière de sécurité et d’ergonomie, en lien avec les équipes concernées.

- Accueil et gestion des visiteurs

o Être le référent de l’accueil au siège, garantissant une expérience fluide et professionnelle pour les visiteurs, partenaires et collaborateurs.

o Superviser l’enregistrement des visiteurs et veiller au respect des procédures de sécurité.

o Gérer les appels entrants en français et en anglais, en assurant un traitement rigoureux et structuré des demandes.

- Gestion des déplacements et événements

o Organiser les déplacements du Directeur Général et des membres de la Direction Générale identifiés (réservations, logistique, optimisation des coûts).

o Coordonner la logistique et optimiser l'organisation des événements internes en lien avec la direction générale : séminaires, conférences, réunions et événements.

Profil recherché

Votre formation & expérience :

- Diplôme Bac+2/3 en gestion, administration ou équivalent (ex. BTS Assistant(e) de gestion, DUT GEA…).

- 3 à 4 ans d’expérience minimum en tant qu’Office Manager ou assistant(e) de direction dans un environnement structuré, idéalement en entreprise multi-sites.

- Expérience en gestion de prestataires et coordination administrative.

Vos compétences :

- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

- Bonne connaissance des outils de gestion et collaboration (ex. SharePoint, Smartsheet, Trello, Asana).

- Bilingue français/anglais, avec une excellente communication orale et écrite.

Vos qualités :

- Organisation, rigueur et gestion des priorités.

- Sens du service, diplomatie et excellent relationnel.

- Capacité d’adaptation et réactivité dans un environnement en évolution.

- Discrétion et respect de la confidentialité des informations.

Pourquoi nous rejoindre ?

- Un poste stratégique et polyvalent, avec un impact direct sur l’efficacité du siège.

- Un environnement de travail dynamique et stimulant, au sein d’un groupe en pleine expansion.

Envie de relever le défi ? Postulez dès maintenant et rejoignez-nous !

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