Office Hospitality F/H

Description de l'entreprise

Le Groupe EMERA, acteur de référence dans le secteur médico-social (EHPAD et résidences services), avec plus de 80 établissements en France et en Europe, fait de la qualité de vie de ses résidents et de ses collaborateurs, une priorité.

Notre promesse : Unis pour nos aînés

Rejoindre Emera, c'est partager les valeurs d'une entreprise engagée et prendre part à une véritable aventure humaine !

Description du poste

Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité au sein du siège du groupe Emera, en français et en anglais. Assurer un accueil professionnel, chaleureux et bilingue, garantir le bon fonctionnement du standard et contribuer activement au bon déroulement de la vie quotidienne du siège.  

Basée au siège de Paris, assurer également, à distance, la gestion logistique et le suivi de l’environnement de travail des sièges de Bouchemaine et de Mougins. 

Principales missions :

- Accueil et relation visiteurs : assurer un accueil professionnel et bilingue (français/anglais), orienter les visiteurs et accompagner l’intégration des nouveaux collaborateurs.

- Gestion des locaux et services généraux : veiller au bon fonctionnement et au confort des espaces de travail, gérer les fournitures, les prestataires, les équipements et les demandes logistiques.

- Gestion à distance des sièges de Bouchemaine et de Mougins : assurer le suivi logistique à distance des sièges de Bouchemaine et Mougins (commandes, stocks, maintenance, activités sportives et gestion du parking).

- Gestion administrative et secrétariat : gérer les appels, le courrier, les réservations, les déplacements et les tâches administratives courantes.

- Organisation des réunions et événements : coordonner la logistique des réunions stratégiques (CODIR, COMEX, Business Reviews), séminaires et événements du Groupe.

- Support à la Direction Générale : assister la Coordinatrice exécutive et la Direction Générale dans l'organisation des réunions, la préparation des événements et l'amélioration des processus internes. Participer à l'amélioration continue des processus administratifs et organisationnels du siège. Réaliser toute mission transversale confiée par la Direction Générale ou la Coordinatrice Exécutive dans le cadre du bon fonctionnement du siège.

Profil recherché

Savoir-Faire

• Maîtrise des techniques d'accueil et de relation client.

• Excellente communication orale et écrite en français et en anglais.

• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office 365, Teams, Outlook, PowerPoint, Excel).

• Capacité à organiser et coordonner plusieurs activités simultanément.

• Soutien à la gestion logistique d'événements et de réunions.
• Gestion de prestataires et fournisseurs.
• Sens de l'organisation et gestion des priorités.
• Capacité à travailler avec des interlocuteurs de tous niveaux hiérarchiques.

• Maîtrise des règles de confidentialité et de discrétion professionnelle.

Savoir-Etre

• Excellente présentation et sens du service.

• Sens de l'accueil et de l'hospitalité.

• Aisance relationnelle et diplomatie.

• Discrétion et confidentialité irréprochables.

• Rigueur et fiabilité.

• Réactivité et autonomie.

• Esprit d'initiative et force de proposition.

• Polyvalence et adaptabilité.

• Gestion du stress et des imprévus.

• Esprit d'équipe et sens de la coopération.

• Courtoisie et professionnalisme en toutes circonstances.

Réf: 874eec64-f27c-432f-9997-4f1d8f71af68